Plazos de pago en la distribución y lo que dice la ley
Entre empresas, la Ley 3/2004 de morosidad fija un plazo de pago de 30 días desde la entrega de la mercancía si no se pactó otro, y nunca más de 60 días, aunque el cliente lo pida o lo ponga en sus condiciones. Esto vale igual para una gran cadena que para la tienda de barrio a la que sirves cada semana.
Si sirves a un mismo cliente varias veces al mes, la ley permite agrupar las entregas en una factura resumen periódica o en una agrupación de facturas, con dos condiciones:
- El periodo agrupado no puede pasar de 15 días.
- El plazo de pago se cuenta desde la mitad de ese periodo y no puede superar los 60 días desde esa fecha.
Desde el día siguiente al vencimiento, tu cliente te debe intereses de demora (10,40 % anual en el segundo semestre de 2026) y 40 € por cada factura como indemnización por costes de cobro, sin necesidad de haberlo pactado. Con muchas facturas pequeñas, esos 40 € por factura pueden pesar tanto como los intereses. Puedes calcularlos con la calculadora de intereses de demora.
Cómo cobrar cuando tienes cientos de clientes pequeños
El error típico de un distribuidor es tratar todas las facturas vencidas igual: o se reclaman todas a la vez a final de mes, o solo las grandes. Funciona mejor ordenarlas por lo que necesitan:
| Situación | Qué hacer |
|---|---|
| Factura a punto de vencer | Un aviso corto unos días antes, con el importe y cómo pagar. |
| Vencida hace pocos días | Preguntar si hay algo que frene el pago. Muchas veces es un despiste o un problema con el pedido. |
| Cliente que promete una fecha | Apuntarla y volver ese mismo día si no ha pagado. |
| Varias facturas del mismo cliente | Reclamarlas juntas en un solo mensaje, no una por una. |
| Cliente que no contesta en semanas | Pasar a la reclamación por escrito y valorar si seguir sirviéndole. |
Lo que más acelera el cobro en clientes pequeños es ponérselo fácil: un enlace para pagar desde el móvil en el mismo mensaje en el que preguntas. El dueño de una tienda no va a abrir la banca online para hacer una transferencia de 180 € si puede dejarlo para mañana. En nuestra guía de mensajes de recordatorio de pago tienes ejemplos para cada momento.
Comerciales que no quieren reclamar
Es el problema más repetido en la distribución: el comercial conoce al cliente, sabe cuándo le va a hacer el siguiente pedido y no quiere estropearlo hablando de facturas. El resultado es que el cobro no es trabajo de nadie.
- Separa vender de cobrar. El comercial vende; el cobro lo lleva otra persona o un proceso. El cliente lo entiende como algo administrativo, no como un reproche de su comercial.
- Que el comercial esté informado. Si un cliente acumula retrasos, el comercial debe saberlo antes de aceptar un pedido grande.
- Liga parte del incentivo al cobro. Pagar comisión sobre lo cobrado, y no solo sobre lo facturado, alinea al equipo comercial con el cobro.
- Pacta excepciones claras. Hay clientes a los que el comercial prefiere llamar él. Márcalos y que nadie más les escriba.
Errores típicos al cobrar en distribución
- Facturar tarde. La ley pide enviar la factura antes de 15 días desde la entrega. Cuanto más tardas en facturar, más tarde cobras.
- Enviar la factura a quien no paga. En muchos clientes quien recibe la mercancía no es quien paga. Pide el contacto de administración desde el primer pedido.
- Seguir sirviendo a quien no paga. Si un cliente acumula facturas vencidas, cada nuevo pedido aumenta el riesgo. Decide un límite y cúmplelo.
- Reclamar solo a final de mes. Una factura vencida hace tres días se cobra con una pregunta; una de tres meses, con mucho más esfuerzo.
- No mirar el periodo medio de cobro por cliente. Te dice quién empieza a pagar tarde antes de que sea un problema.