Recordatorio de pago: mensajes para WhatsApp y correo listos para copiar

Qué es un recordatorio de pago y cuándo enviarlo

Un recordatorio de pago es un mensaje que avisa a un cliente de que una factura está a punto de vencer o ya ha vencido, con los datos para pagarla. No es una carta de reclamación: no exige, no fija plazos legales y no menciona consecuencias. Su objetivo es que el cliente pague o que te diga qué le frena.

El tono cambia según el momento. Esta es una secuencia que funciona bien entre empresas:

A partir del mes de retraso sin respuesta, el recordatorio deja de ser la herramienta adecuada y toca reclamar la factura por escrito.

Recordatorio de pago antes del vencimiento

Es el mensaje más rentable y el que menos se envía. Muchos retrasos no son mala fe: la factura no llegó a quien paga, falta un número de pedido o el cliente no la tenía en su previsión de pagos. Un aviso tres días antes saca esos problemas a la luz cuando aún hay tiempo de arreglarlos.

Hola, Marta. Soy Laura, de Grafinor. Te escribo solo para recordarte que la factura FAC-0412 de 1.380 € vence el jueves 12. ¿Os llegó bien? Si necesitas que te la reenvíe o algún dato para tramitarla, dímelo.

Asunto: Factura FAC-0412 (1.380 €) vence el 12 de noviembre

Hola, Marta:

Te recuerdo que la factura FAC-0412, de 1.380 €, vence el próximo jueves 12 de noviembre. Te la adjunto de nuevo por si no la tienes a mano.

Puedes pagarla por transferencia a la cuenta ES00 0000 0000 0000 0000 0000 o desde este enlace: [enlace de pago]

Si hay algo que impida tramitarla (falta un número de pedido, un dato fiscal, un albarán), dímelo y lo resolvemos antes del vencimiento.

Un saludo,
Laura Gómez
Administración, Grafinor

Mensaje de recordatorio de pago el día del vencimiento

El mismo día del vencimiento basta un mensaje corto y neutro. Si el cliente ya ha pagado, no pasa nada: te lo dirá y habrás confirmado que todo está en orden.

Hola, Marta. Hoy vence la factura FAC-0412 de 1.380 €. Te dejo el enlace por si te es más cómodo pagarla desde aquí: [enlace de pago]. Si ya está hecha la transferencia, ignora este mensaje. ¡Gracias!

Asunto: Hoy vence la factura FAC-0412 (1.380 €)

Hola, Marta:

Hoy vence la factura FAC-0412, de 1.380 €. Si ya la habéis pagado, gracias y disculpa el aviso. Si no, puedes hacerlo desde este enlace con tarjeta o transferencia: [enlace de pago]

Un saludo,
Laura Gómez
Grafinor

Mensaje de recordatorio de pago vencido (1 a 7 días de retraso)

En la primera semana de retraso, el mensaje no reclama: pregunta. La pregunta "¿hay algo que esté frenando el pago?" es la más útil de todo el proceso de cobro, porque obliga a contestar con un motivo o con una fecha.

Hola, Marta. Te escribo por la factura FAC-0412 de 1.380 €, que venció el jueves. ¿Hay algo que esté frenando el pago? Si falta algún dato o hay algún problema con el pedido, cuéntamelo y lo vemos.

Asunto: Factura FAC-0412 pendiente desde el 12 de noviembre

Hola, Marta:

Según nuestros datos, la factura FAC-0412, de 1.380 €, vencida el 12 de noviembre, sigue pendiente de pago. Puede que se haya cruzado con este correo; si es así, gracias.

Si no, ¿me puedes decir si hay algo que la esté frenando o en qué fecha tenéis previsto pagarla? Te dejo el enlace para pagarla ahora si te resulta más cómodo: [enlace de pago]

Un saludo,
Laura Gómez
Grafinor

Si te contestan con una fecha, apúntala y comprueba ese día si el pago ha llegado. Si te cuentan un problema (falta material, error de precio, abono pendiente), resuélvelo antes de volver a hablar de dinero.

Recordatorio de pago con 2 a 4 semanas de retraso

Si han pasado dos semanas y no hay pago ni respuesta, el siguiente mensaje tiene que conseguir una cosa: una fecha concreta. Una fecha con día es un compromiso; "a ver si la semana que viene" no lo es. Si llevas dos mensajes sin respuesta, llama: una llamada de dos minutos desbloquea lo que tres correos no.

Hola, Marta. Sigo con la factura FAC-0412 de 1.380 €, vencida el 12 de noviembre. Necesito cerrarla en nuestra previsión de cobros: ¿me confirmas qué día podéis pagarla? Si os viene mejor hacerlo en dos pagos, también lo podemos ver.

Asunto: Factura FAC-0412: necesitamos una fecha de pago

Hola, Marta:

La factura FAC-0412, de 1.380 €, lleva tres semanas vencida y no hemos recibido el pago ni respuesta a nuestros mensajes anteriores.

Entiendo que puede haber motivos que desconozco. Por eso te pido que me indiques una fecha concreta de pago antes del viernes 11 de diciembre. Si el problema es de tesorería, podemos acordar un calendario en dos o tres plazos.

Puedes pagar con tarjeta o transferencia desde aquí: [enlace de pago]

Un saludo,
Laura Gómez
Grafinor

Recordatorio con más de un mes de retraso

Pasado un mes, el tono se vuelve firme pero sigue siendo educado. Es el momento de decir con claridad cuál será el siguiente paso si no hay respuesta, sin amenazar: explicar un procedimiento no es amenazar, siempre que sea cierto y lo vayas a hacer. También puedes recordar que la Ley 3/2004 te da derecho a intereses de demora (10,40 % anual en el segundo semestre de 2026) y a 40 € por factura por costes de cobro.

Hola, Marta. La factura FAC-0412 de 1.380 € lleva ya más de un mes vencida y no he conseguido hablar contigo. ¿Podemos hablar hoy o mañana cinco minutos para cerrar una fecha? Prefiero resolverlo contigo antes de pasarlo a reclamación formal.

Asunto: Último aviso amistoso: factura FAC-0412 (1.380 €) vencida el 12 de noviembre

Hola, Marta:

La factura FAC-0412, de 1.380 €, venció el 12 de noviembre y sigue pendiente pese a nuestros avisos del 17 y 19 de noviembre y del 2 de diciembre.

Queremos resolverlo de forma amistosa. Si nos confirmas el pago o una fecha antes del 18 de diciembre, lo damos por cerrado sin más.

Si no recibimos respuesta, iniciaremos la reclamación formal por escrito, en la que incluiremos los intereses de demora y la indemnización de 40 € por costes de cobro que prevé la Ley 3/2004 y que hasta ahora no hemos aplicado.

Puedes pagar desde aquí: [enlace de pago]

Un saludo,
Laura Gómez
Grafinor

Si después de este mensaje no hay respuesta, pasa a una carta de reclamación de deuda. Puedes prepararla en un minuto con el generador.

Cuando el cliente no cumple la fecha que prometió

Una fecha prometida que nadie comprueba es una fecha que se olvida. Escribe el mismo día o al día siguiente, recordando la fecha que te dieron con sus propias palabras. No hace falta reprochar nada: basta con que vea que la recuerdas.

Hola, Marta. Me dijiste que la factura FAC-0412 de 1.380 € quedaría pagada hoy, pero todavía no me consta. ¿Ha habido algún cambio? Te dejo el enlace por si te es más rápido: [enlace de pago]

Asunto: Pago de la factura FAC-0412 acordado para el 4 de diciembre

Hola, Marta:

El 27 de noviembre me confirmaste que pagaríais la factura FAC-0412, de 1.380 €, el 4 de diciembre. A día de hoy no hemos recibido el pago.

¿Me puedes decir qué ha pasado y cuál es la nueva fecha? Si el problema es el importe completo, podemos acordar un primer pago esta semana y el resto más adelante.

Un saludo,
Laura Gómez
Grafinor

Si un cliente incumple dos promesas seguidas, cambia de interlocutor (pide hablar con gerencia o con quien firma los pagos) y lee nuestra guía sobre cómo cobrar a un cliente moroso.

Mensaje para confirmar un pago recibido

Cerrar bien también es cobrar bien. Confirmar el pago evita que el cliente dude de si llegó, deja constancia y deja la relación en buen lugar para la próxima factura.

Hola, Marta. Nos ha llegado el pago de la factura FAC-0412 de 1.380 €. Queda todo saldado. ¡Muchas gracias!

Asunto: Recibido el pago de la factura FAC-0412

Hola, Marta:

Te confirmo que hemos recibido el pago de la factura FAC-0412, de 1.380 €. No tenéis ninguna factura pendiente con nosotros.

Gracias por la gestión.

Un saludo,
Laura Gómez
Grafinor

Mensajes cortos de recordatorio de pago

Para clientes con los que ya tienes confianza o para facturas pequeñas, un mensaje de una línea suele bastar. Por WhatsApp, cuanto más corto, más fácil es contestar.

Hola, Marta. Te recuerdo que el jueves vence la FAC-0412 (1.380 €). ¡Gracias!

Hola, Marta. ¿Me confirmas cuándo podéis pagar la FAC-0412 de 1.380 €? Venció el jueves.

Hola, Marta. Te dejo el enlace para pagar la FAC-0412 (1.380 €) en un minuto: [enlace de pago]

Cómo cobrar a un cliente amablemente y sin que se moleste

Lo que molesta a un cliente no suele ser que le recuerdes una factura, sino cómo se lo recuerdas. Estas reglas sirven para cobrar de manera sutil sin perder firmeza:

• Escribe a quien paga. El comercial que te compró rara vez decide cuándo se paga. Pide desde el primer pedido el contacto de administración o de cuentas a pagar.
• Usa el horario laboral. Entre semana, en horario de oficina. Un mensaje de cobro un domingo por la noche se recuerda, y no para bien.
• Deja espacio entre mensajes. Como orientación, no más de un mensaje cada tres o cuatro días por factura, salvo que el cliente te haya dado una fecha.
• Pregunta antes de reclamar. "¿Hay algo que frene el pago?" abre una conversación; "le recordamos que tiene una deuda" la cierra.
• Pon siempre los datos y la forma de pago. Número de factura, importe, vencimiento y un enlace o una cuenta. Cada paso extra es una excusa para dejarlo para mañana.
• Usa su nombre y el tuyo. Un mensaje firmado por una persona se contesta más que uno de "Departamento de Administración".
• Agradece siempre. Cuando paga y cuando te da una fecha.

Si quieres que tus recordatorios salgan solos y a tiempo, monta un calendario de seguimiento: lo explicamos en la guía de gestión de cobros.

Qué no hacer en un recordatorio de pago

• No amenaces. Ni con abogados que no vas a llamar ni con "consecuencias" vagas. Si mencionas un siguiente paso, que sea real y concreto.
• No escribas en grupos. Nunca reclames una deuda en un grupo de WhatsApp ni con otras personas en copia: expones la deuda ante terceros y puedes tener un problema de protección de datos.
• No escribas a deshoras ni en ráfagas. Varios mensajes seguidos o a las once de la noche transmiten ansiedad, no profesionalidad.
• No uses mayúsculas, ironía ni reproches. "COMO YA LE DIJIMOS" no acelera ningún pago.
• No mezcles el cobro con otros temas. Un recordatorio dentro de una oferta comercial pierde fuerza y confunde.
• No lo dejes pasar. El cliente aprende rápido a qué proveedor puede pagar el último.

Recordatorio de pago por WhatsApp y protección de datos

Enviar recordatorios de pago por WhatsApp es habitual y no está prohibido, pero el número de teléfono de una persona es un dato personal y hay que usarlo con cuidado. Lo que se puede decir con seguridad:

• Si tu cliente es una empresa, la ley española presume lícito, por interés legítimo, usar los datos de contacto profesional de sus empleados para mantener la relación con esa empresa (artículo 19 de la LOPDGDD). Escribir a la persona de administración que te dio su número para temas de facturación encaja en ese supuesto.
• Si tu cliente es un autónomo, sus datos también se pueden tratar en su condición de empresario, pero usa el número que te facilitó para la relación comercial y para esa finalidad.
• Usa siempre chats individuales. La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha sancionado a empresas por añadir a personas a grupos de WhatsApp sin base legal, exponiendo su número a terceros.
• Usa una cuenta de empresa, como WhatsApp Business, y no el móvil personal de un empleado, para que la conversación quede en la empresa.
• Informa en tus condiciones o en tu política de privacidad de que usas WhatsApp para comunicaciones sobre pedidos y facturas.

Preguntas frecuentes

Fuentes

• Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, artículo 19 (BOE)
• Consejo General de la Abogacía: multa de la AEPD por añadir a una persona a un grupo de WhatsApp sin su consentimiento (2021)
• Ley 3/2004, de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales (BOE)
• Resolución de 30 de junio de 2026: tipo legal de interés de demora del segundo semestre de 2026 (BOE-A-2026-14327)