Por Equipo de Zeryx · Actualizado el 26 de octubre de 2026 · Datos comprobados en fuentes oficiales
- La gestión de cobros tiene siete fases: condiciones y riesgo, facturación, seguimiento de vencimientos, recordatorio, reclamación, conciliación y recobro.
- Lo que más mejora el cobro es un calendario fijo de contactos, de tres días antes del vencimiento a los 60 días de retraso, que se cumpla siempre.
- Cada fase necesita un responsable con nombre. En una pyme suele ser una persona de administración con apoyo de gerencia para los casos difíciles.
- Mide pocas cosas pero cada mes: periodo medio de cobro, porcentaje vencido, antigüedad de saldos y promesas cumplidas.
Qué es la gestión de cobros
La gestión de cobros es el conjunto de tareas que una empresa hace para cobrar sus facturas a tiempo: decidir en qué condiciones vende a cada cliente, facturar bien, seguir los vencimientos, recordar, reclamar lo que no se paga y casar cada cobro con su factura. Su objetivo es doble: cobrar todo lo que se factura y cobrarlo lo antes posible, sin estropear la relación con el cliente.
Se suele hablar de gestión de cobros y pagos porque las dos caras forman la tesorería: lo que entra de clientes y lo que sale a proveedores. Pero son trabajos distintos. En los pagos decides tú cuándo pagar; en los cobros dependes de que otro decida pagarte, y por eso necesitan un proceso propio.
Una buena gestión de cobros no es reclamar mucho, sino reclamar pronto, siempre y de la misma manera. Muchos impagos entre empresas no vienen de clientes que no pueden pagar, sino de facturas que nadie siguió a tiempo.
Las fases de la gestión de cobros
Un proceso de cobro completo tiene siete fases. Las tres primeras ocurren antes de que la factura venza, y son las que más impagos evitan.
- Condiciones y riesgo de cliente. Antes de vender a crédito, pacta por escrito el plazo de pago (entre empresas, 30 días si no se pacta otro y nunca más de 60, según la Ley 3/2004), la forma de pago y un límite de crédito por cliente. A un cliente nuevo o con historial de retrasos, pídele pago por adelantado o a la entrega.
- Facturación. Factura en cuanto entregas, con todos los datos que el cliente necesita para pagar: número de pedido, referencia, vencimiento y cuenta. Envíala a la persona que paga, no solo al comercial. Comprueba también si te afecta la factura electrónica obligatoria.
- Seguimiento de vencimientos. Una lista de facturas ordenada por fecha de vencimiento, revisada cada día o cada semana. Sin ella, todo lo demás falla.
- Recordatorio. Avisos antes y justo después del vencimiento, por WhatsApp y correo, preguntando si hay algo que frene el pago. Tienes modelos en la guía de recordatorio de pago.
- Reclamación. Si no hay pago ni fecha, llamada y reclamación por escrito, con un plazo concreto. Después, burofax con oferta de acuerdo y monitorio: lo explicamos en cómo reclamar una factura impagada.
- Conciliación. Casar cada cobro recibido con su factura y marcarla como cobrada. Sin conciliación al día, reclamas facturas ya pagadas, que es la forma más rápida de enfadar a un buen cliente.
- Recobro. Para las deudas que no se cobran por la vía amistosa: reclamación judicial, una empresa de recobro o, si es incobrable, recuperar el IVA.
Calendario tipo de gestión de cobros, día a día
El calendario de cobro dice qué se hace con cada factura según los días que faltan o han pasado desde su vencimiento. Lo importante no es que sea perfecto, sino que se cumpla con todas las facturas y todos los clientes. Este es un punto de partida razonable para ventas entre empresas:
| Día | Acción | Canal | Responsable |
|---|---|---|---|
| -3 | Aviso de que la factura vence pronto y comprobación de que la tienen | Correo o WhatsApp | Administración |
| 0 | Recordatorio el día del vencimiento con enlace o cuenta para pagar | Administración | |
| +3 | Pregunta: ¿hay algo que frene el pago? | WhatsApp y correo | Administración |
| +7 | Segundo recordatorio y petición de fecha concreta | Correo y llamada | Administración |
| +15 | Llamada para cerrar fecha o plan de pagos; aviso al comercial | Teléfono | Administración y comercial |
| +30 | Reclamación por escrito con plazo; nuevos pedidos con pago por adelantado | Correo | Gerencia |
| +45 | Oferta de acuerdo por medio fehaciente (burofax) antes de ir al juzgado | Burofax | Gerencia |
| +60 | Decisión: monitorio, empresa de recobro o seguir negociando | Vía judicial | Gerencia y abogado |
Si el cliente da una fecha de pago, el calendario se pausa hasta ese día. Si la incumple, vuelve al punto en el que estaba. Y si plantea una queja sobre el pedido, sale del calendario hasta que se resuelva.
Quién hace qué: funciones del departamento de cobros
En una empresa grande hay un departamento de cobros con personas dedicadas. En una pyme, las funciones de ese departamento existen igual, pero se reparten. Lo que no puede pasar es que no sean de nadie. Las funciones del departamento de cobros son:
- Fijar y revisar las condiciones de pago y el límite de crédito de cada cliente.
- Comprobar que cada factura sale correcta y llega a quien paga.
- Seguir los vencimientos y ejecutar el calendario de recordatorios.
- Hablar con los clientes, cerrar fechas y planes de pago, y comprobar que se cumplen.
- Conciliar los cobros con las facturas.
- Preparar las reclamaciones formales y coordinar el recobro.
- Medir e informar a dirección cada mes.
Un reparto típico en una pyme:
| Quién | Qué hace |
|---|---|
| Administración | Factura, sigue vencimientos, envía recordatorios, llama, concilia y prepara los informes |
| Comercial | Pacta las condiciones con el cliente, consigue el contacto de quien paga y ayuda a desbloquear los casos con queja |
| Gerencia | Aprueba límites de crédito, decide los planes de pago y las reclamaciones formales, y habla con los clientes difíciles |
| Asesoría o abogado | Burofax, MASC, monitorio y recuperación del IVA de las deudas incobrables |
El comercial debe participar, pero no ser quien reclama: mezclar la venta con el cobro incomoda a los dos lados y suele acabar en "ya te pagarán".
Indicadores para medir la gestión de cobros
No hace falta un cuadro de mando enorme. Con cuatro indicadores revisados cada mes sabes si cobras mejor o peor y dónde está el problema.
Periodo medio de cobro (PMC o DSO)
Los días que tardas de media en cobrar: saldo de clientes dividido entre ventas, por 365. Compáralo con el plazo que pactas: si das 30 días y tu PMC es de 55, tienes 25 días de retraso medio. Te explicamos la fórmula y cómo reducirlo en la guía del periodo medio de cobro.
Herramienta gratisCalculadora del periodo medio de cobro →Cuántos días tardas de media en cobrar y cuánto dinero tienes parado en clientes.Porcentaje vencido
Qué parte de lo que te deben ya ha vencido: saldo vencido dividido entre saldo total de clientes. Si te deben 120.000 € y 48.000 € están vencidos, tu porcentaje vencido es del 40 %. Si sube mes a mes, tu proceso de cobro no está siguiendo el ritmo de tus ventas.
Antigüedad de saldos (aging)
Reparte lo que te deben por tramos de retraso. Es el informe más útil para decidir a quién llamar primero, porque cuanto más vieja es una deuda, más difícil es cobrarla.
| Tramo | Importe | % del total |
|---|---|---|
| No vencido | 72.000 € | 60 % |
| 1 a 30 días | 26.400 € | 22 % |
| 31 a 60 días | 12.000 € | 10 % |
| 61 a 90 días | 6.000 € | 5 % |
| Más de 90 días | 3.600 € | 3 % |
| Total | 120.000 € | 100 % |
Tasa de promesas cumplidas
De las fechas de pago que te dan los clientes, cuántas se cumplen. Si consigues 40 promesas en un mes y se cumplen 34, tu tasa es del 85 %. Si baja, o no estás comprobando las fechas el día que tocan, o estás aceptando promesas vagas.
Excel o software de gestión de cobros
Con pocas facturas al mes y una persona que se ocupa con disciplina, una hoja de Excel puede bastar: una fila por factura, con cliente, importe, vencimiento, último contacto, fecha prometida y estado. El problema aparece cuando crece el volumen. El Excel no avisa, no escribe a nadie, se desactualiza en cuanto alguien se va de vacaciones y obliga a conciliar a mano.
Si estás valorando un programa de gestión de cobros, esto es lo que conviene mirar:
- Que se conecte con tu facturación, para no tener que importar facturas a mano.
- Que contacte por los canales que usan tus clientes: correo, pero también WhatsApp, que se lee antes.
- Que registre las promesas de pago y haga el seguimiento el día acordado, no solo envíe recordatorios genéricos.
- Que incluya un enlace de pago para que el cliente pague en el momento, con tarjeta o transferencia.
- Que concilie los cobros con sus facturas y deje de reclamar en cuanto se paga.
- Que puedas poner reglas: clientes que no se tocan, importes que apruebas tú, frecuencia máxima de mensajes.
- Que guarde el historial de cada mensaje y respuesta, por si llegas a una reclamación formal.
- Que te informe sin tener que entrar: un resumen de lo cobrado y de lo que necesita tu decisión.
Cómo automatizar los cobros sin perder el trato personal
Automatizar los cobros no debería significar mandar correos de "Estimado cliente" desde una dirección que nadie lee. El cliente tiene que seguir sintiendo que habla con su proveedor. Para conseguirlo:
- Escribe en nombre de tu empresa y con tu tono. Los mensajes automáticos deben sonar como los escribiría tu equipo, con nombres y sin fórmulas de cartas de banco.
- Pregunta y escucha. Un mensaje que pregunta "¿hay algo que frene el pago?" y atiende la respuesta convierte un recordatorio en una conversación.
- Automatiza lo repetitivo, no las decisiones. Avisos, seguimiento de fechas y conciliación pueden ir solos. Descuentos, disputas y planes de pago, mejor que los decida una persona.
- Pon límites. Clientes que no quieres que se contacten, importes que prefieres revisar antes y un máximo de mensajes por factura.
- Revisa lo que no avanza. Cada semana, mira las facturas sin respuesta y las promesas incumplidas, y decide tú el siguiente paso.