Cómo reclamar una factura impagada, paso a paso

Antes de reclamar: comprueba tres cosas

Muchas facturas no se pagan por un motivo que se arregla en un minuto. Antes de escribir al cliente, revisa:

1. Que la factura ha vencido de verdad. Mira la fecha de vencimiento pactada en el pedido, el contrato o la propia factura. Si no se pactó nada, la ley fija 30 días desde que el cliente recibió la mercancía o el servicio.
2. Que el cliente la ha recibido. Una factura enviada a un correo que ya no se usa, sin el número de pedido o sin el albarán firmado es la causa más común de retraso en empresas grandes.
3. Que no hay un problema con el pedido. Si falta material, hubo un error de precio o el cliente espera un abono, lo vas a saber en cuanto preguntes. Mejor saberlo antes de reclamar con dureza.

Paso 1: pregunta qué pasa (días 1 a 7 de retraso)

El primer contacto no es una reclamación: es una pregunta. Escribe a la persona que paga, no al comercial que te compró, y pregúntale si hay algo que esté frenando el pago. Por WhatsApp se contesta antes que por correo; por correo queda más formal. Lo ideal es usar los dos.

Hola, Marta. Soy Laura, de Suministros Norte. Te escribo por la factura FAC-0381 de 2.450 €, que venció ayer. ¿Os ha llegado bien o hay algo que esté frenando el pago? Si necesitas que te la reenvíe o algún dato, dímelo y te lo paso ahora.

Si te responden con una fecha, apúntala y vuelve a escribir ese mismo día si el pago no ha llegado. Una fecha prometida que nadie comprueba es una fecha que se olvida. En nuestra guía de mensajes de recordatorio de pago tienes ejemplos para cada momento.

Paso 2: acuerda una fecha y facilita el pago (semanas 2 a 4)

Si el cliente no contesta o la fecha pasa sin pago, insiste con un tono un poco más firme, pero sin amenazas. Lo que más funciona en esta fase:

• Pedir una fecha concreta, no "a ver si esta semana". Una fecha con día es un compromiso; una intención no lo es.
• Ponérselo fácil: un enlace para pagar con tarjeta o un número de cuenta en el mismo mensaje. Cada paso extra es una excusa para dejarlo para mañana.
• Ofrecer pagar en dos o tres plazos si el problema es de tesorería. Cobrar en tres meses es mejor que no cobrar.
• Hablar por teléfono si llevas dos mensajes sin respuesta. Una llamada corta desbloquea lo que un correo no.

Si el cliente reconoce la deuda pero dice que no puede pagar, pide que te lo confirme por escrito con un calendario de pagos. Ese reconocimiento te servirá si después tienes que ir al juzgado y además interrumpe la prescripción.

Paso 3: reclamación formal por escrito (mes 1 a 2)

Cuando la conversación no da resultado, toca reclamar por escrito. Una carta de reclamación de deuda debe incluir:

• Los datos de tu empresa y del cliente (razón social y NIF).
• Número, fecha, importe y vencimiento de cada factura pendiente.
• Los intereses de demora devengados y los 40 € de indemnización por factura, si decides reclamarlos.
• Un plazo concreto para pagar (por ejemplo, 10 días) y el número de cuenta.
• Qué harás si no paga: iniciar la reclamación judicial.

Enviar la carta por correo electrónico sirve para avisar. Si quieres que además valga como prueba de que reclamaste (y como intento de acuerdo antes del juzgado), envíala por burofax con certificación de texto y acuse de recibo. Suele costar entre 20 y 40 € según el operador y el número de páginas.

Paso 4: el intento de acuerdo obligatorio (MASC)

Desde el 3 de abril de 2025, la Ley Orgánica 1/2025 obliga a intentar un medio adecuado de solución de controversias (MASC) antes de presentar casi cualquier demanda civil, también el monitorio. Si no lo acreditas, el juzgado puede no admitir tu reclamación.

En la práctica, para una factura impagada basta con una oferta de acuerdo por escrito enviada por un medio que deje constancia del contenido y de la recepción, como el burofax, y esperar la respuesta. Si el deudor no contesta en 30 días naturales desde que la recibe, o la rechaza por escrito, el intento se considera terminado sin acuerdo y puedes ir al juzgado; desde entonces tienes un año para presentar la demanda. Si la planteas como oferta vinculante confidencial, el plazo de respuesta es de un mes y, por encima de 2.000 €, necesitas abogado.

Paso 5: el procedimiento monitorio

El monitorio es la vía judicial pensada para deudas en dinero, vencidas y que se pueden demostrar con documentos, como una factura con su albarán. Es rápido y barato:

Si el deudor paga, se acaba. Si no hace nada, el juzgado dicta un decreto y puedes pedir que le embarguen. Si se opone, el asunto pasa a un juicio verbal u ordinario según la cuantía.

No te olvides del IVA

Cuando emites una factura, ingresas el IVA a Hacienda aunque el cliente no te pague. Si la deuda se vuelve incobrable, puedes recuperar ese IVA emitiendo una factura rectificativa, siempre que hayas reclamado el cobro por vía judicial, notarial o por otro medio fehaciente, como un burofax con certificación de texto, y respetes unos plazos estrictos. Lo explicamos en cómo recuperar el IVA de una factura impagada.

Cómo evitar la próxima factura impagada

• Pacta el plazo por escrito en el presupuesto o el pedido, y que coincida en la factura.
• Factura en cuanto entregas y envía la factura a la persona que paga, con el número de pedido.
• Recuerda antes del vencimiento, no solo después. Un aviso tres días antes evita muchos retrasos.
• Mira tu periodo medio de cobro cada mes y por cliente: te dice quién empieza a pagar tarde antes de que sea un problema.
• Reclama siempre y pronto. Un cliente aprende rápido a quién puede pagar el último.

Preguntas frecuentes

Fuentes

• Ley 3/2004, de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales (BOE)
• Resolución de 30 de junio de 2026: tipo legal de interés de demora del segundo semestre de 2026 (BOE-A-2026-14327)
• Ley Orgánica 1/2025, de medidas en materia de eficiencia del Servicio Público de Justicia (BOE)
• Ley 1/2000, de Enjuiciamiento Civil: procedimiento monitorio, artículos 812 a 818 (BOE)