Burofax de reclamación de deuda: cuándo enviarlo y modelo

Qué es un burofax de reclamación de deuda

Un burofax es un envío postal en el que el operador certifica qué se envió, cuándo, a quién y si se entregó. Cuando lo usas para reclamar una deuda, el texto es una carta de reclamación normal; lo que cambia es la prueba. Con un correo electrónico puedes demostrar que lo enviaste; con un burofax con las opciones adecuadas puedes demostrar también qué decía y que el cliente lo recibió.

Esa prueba es la que piden la ley y los juzgados en tres momentos de una reclamación:

Cuándo enviar un burofax para reclamar una deuda

El burofax es la última reclamación antes del juzgado, no la primera. Enviarlo al día siguiente del vencimiento suele estropear la relación con un cliente que quizá solo se había olvidado. Tiene sentido cuando:

• Has enviado uno o dos avisos por correo o WhatsApp y no hay pago ni una fecha concreta.
• El cliente prometió pagar en una fecha y la ha incumplido más de una vez.
• Vas a presentar un monitorio y necesitas acreditar el intento de negociación previo.
• La deuda se acerca al plazo de prescripción (cinco años para la mayoría de deudas entre empresas, según el artículo 1964 del Código Civil).
• Quieres recuperar el IVA de una factura que das por perdida.

Si todavía no has hablado con el cliente, empieza por un recordatorio de pago o una carta de reclamación por correo. Muchos impagos se arreglan preguntando.

Cómo enviar un burofax en Correos

Puedes enviarlo desde cualquier oficina de Correos o por internet, desde la web de Correos, sin salir de tu oficina. Otros operadores privados ofrecen servicios parecidos (a veces llamados "buromail" cuando son electrónicos); lo importante es que certifiquen contenido y entrega.

1. 1Prepara el texto. En PDF o en papel, firmado por quien representa a la empresa. Revisa que los importes coinciden con las facturas.
2. 2Pon bien los datos del destinatario. Razón social completa y domicilio social, el que figura en el Registro Mercantil o en los contratos. Un burofax a una dirección equivocada no prueba nada.
3. 3Marca la certificación de texto. Correos guarda una copia y certifica que el contenido es el que enviaste. Sin esta opción, solo pruebas que enviaste "algo".
4. 4Marca el acuse de recibo. Es la prueba de entrega: quién lo recibió y cuándo. Sin ella no puedes acreditar la recepción, que es lo que cuenta para el MASC y para los plazos.
5. 5Guarda los justificantes. El resguardo de envío, la copia certificada y el acuse de recibo. Los adjuntarás a la petición de monitorio.

Cuánto cuesta un burofax

El precio depende del número de páginas, de si lo envías por internet o en oficina y de las opciones que añadas (la certificación de texto y el acuse de recibo se pagan aparte). Para un requerimiento de una o dos páginas con ambas opciones, el coste es de unas decenas de euros: muy poco comparado con lo que te puede costar no poder probar la reclamación.

Qué pasa si el cliente no recoge o rechaza el burofax

Es la duda más habitual. Si el cartero no encuentra a nadie, deja un aviso y el burofax queda en la oficina durante un tiempo para que lo recojan. Si nadie lo recoge o el destinatario lo rechaza, Correos lo devuelve y deja constancia del motivo.

• Para la prescripción, la Ley Orgánica 1/2025 dice que la solicitud de negociación la interrumpe desde la fecha en que consta el intento de comunicación en el domicilio del deudor (artículo 7.1), aunque no la recoja.
• Para el MASC, la Ley Orgánica 1/2025 permite acreditar el intento con un documento que pruebe que el deudor recibió la propuesta y pudo acceder a su contenido íntegro (artículo 10.2). Un burofax no recogido no lo prueba de forma directa.
• Si no conoces el domicilio ni otro medio para contactar al deudor, la demanda puede presentarse con una declaración responsable de esa imposibilidad (artículo 264.4 de la Ley de Enjuiciamiento Civil).

Modelo de burofax de reclamación de deuda

Este ejemplo de burofax reclama la deuda y, a la vez, propone un acuerdo, que es lo que lo convierte en un intento de negociación válido como MASC. Copia el texto, sustituye los corchetes y revisa los importes. Puedes calcular los intereses con la calculadora de intereses de demora.

REMITENTE: [tu empresa], NIF [NIF], [domicilio social]
DESTINATARIO: [cliente], NIF [NIF], [domicilio social]

[Ciudad], a [fecha]

Asunto: Requerimiento de pago y solicitud de negociación previa a la vía judicial (Ley Orgánica 1/2025)

Muy señores nuestros:

1. DEUDA. Su empresa adeuda a la nuestra las siguientes facturas, correspondientes a [mercancía o servicio] entregados y no pagados en su vencimiento:

- Factura [número], de [fecha], vencida el [fecha]: [importe] €
- Factura [número], de [fecha], vencida el [fecha]: [importe] €

Principal: [total] €

Conforme a la Ley 3/2004, de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales, a esa cantidad se añaden los intereses de demora devengados desde cada vencimiento, que a la fecha de este escrito ascienden a [importe] €, y 40 € por factura como indemnización por costes de cobro, [importe] €.

Total reclamado a esta fecha: [total] €.

2. PROPUESTA DE ACUERDO. Con el fin de evitar la vía judicial, les ofrecemos cualquiera de estas dos soluciones:

a) Pago del principal, [total] €, antes del [fecha]. En ese caso renunciaremos a los intereses de demora y a la indemnización por costes de cobro.

b) Pago del total en [número] plazos mensuales de [importe] €, el primero antes del [fecha], formalizado en un reconocimiento de deuda firmado por ambas partes.

Estamos abiertos a estudiar cualquier otra propuesta razonable que nos hagan llegar.

3. RESPUESTA. Les rogamos que nos contesten por escrito a [correo] o en el teléfono [teléfono], a la atención de [nombre].

Este escrito constituye una solicitud de negociación a los efectos del artículo 5 de la Ley Orgánica 1/2025, de medidas en materia de eficiencia del Servicio Público de Justicia. Si transcurren treinta días naturales desde su recepción sin respuesta por escrito o sin acuerdo, entenderemos terminado el intento de negociación y reclamaremos judicialmente la totalidad de la deuda, los intereses y las costas.

Este escrito interrumpe la prescripción de la acción de reclamación conforme al artículo 1973 del Código Civil.

Cuenta para el pago: [IBAN], indicando los números de factura.

Atentamente,

[nombre y apellidos]
[cargo]
[firma]

Por qué el modelo está escrito así

• Identifica cada factura. La ley exige que el objeto de la negociación coincida con el del futuro pleito. Si después reclamas facturas que no estaban en el burofax, ese intento no las cubre.
• Propone algo concreto. Una exigencia de pago sin ninguna propuesta puede no considerarse negociación. Renunciar a los intereses o aceptar plazos es una propuesta real que no te cuesta el principal.
• Menciona los 30 días. Es el plazo tras el cual la ley da por terminado el intento sin acuerdo si no hay respuesta (artículo 10.4 de la Ley Orgánica 1/2025).
• No exagera ni amenaza. Un burofax agresivo o con importes inflados juega en tu contra si un juez lo lee.

Después del burofax: plazos y siguiente paso

Una vez entregado el burofax, pueden pasar cuatro cosas:

Desde ese momento tienes un año para presentar la demanda o la petición de monitorio sin repetir el intento de negociación (artículo 7.3 de la Ley Orgánica 1/2025). En la petición tendrás que describir el intento y adjuntar el burofax, la certificación de texto y el acuse de recibo.

Si al final la deuda resulta incobrable, el burofax también te sirve para recuperar el IVA: desde 2023 la Ley del IVA admite, además de la reclamación judicial o notarial, cualquier otro medio que acredite de forma fehaciente que reclamaste el cobro, y Hacienda ha aceptado el burofax para ello. Los plazos son estrictos: lo explicamos en cómo recuperar el IVA de facturas impagadas.

Preguntas frecuentes

Fuentes

• Ley Orgánica 1/2025, de medidas en materia de eficiencia del Servicio Público de Justicia: artículos 5, 6, 7, 10 y 17 (BOE)
• Código Civil: artículos 1964 y 1973, prescripción (BOE)
• Ley 1/2000, de Enjuiciamiento Civil: artículos 264, 399 y 812 a 818 (BOE)
• Ley 3/2004, de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales (BOE)
• Ley 37/1992, del Impuesto sobre el Valor Añadido: artículo 80.Cuatro (BOE)