Por Equipo de Zeryx · Actualizado el 26 de octubre de 2026 · Datos comprobados en fuentes oficiales
- Una carta de reclamación de deuda es el aviso por escrito con el que pides a un cliente que pague lo que te debe, con un plazo y las consecuencias de no hacerlo.
- Escala el tono en tres pasos: primer aviso amable, segundo aviso con fecha concreta y requerimiento final con intereses de demora y 40 € por factura.
- Si el cliente reconoce la deuda pero no puede pagar de golpe, que firme un reconocimiento de deuda con calendario: interrumpe la prescripción y refuerza un futuro monitorio.
- Para que el requerimiento final valga como prueba y como intento de acuerdo antes del juzgado (MASC), envíalo por un medio que acredite contenido y recepción, como el burofax.
Qué es una carta de reclamación de deuda y cuándo enviarla
Es un escrito en el que tu empresa pide a un cliente que pague una o varias facturas vencidas, indica cuánto debe, hasta cuándo tiene para pagar y cómo hacerlo. No hace falta ningún formato oficial ni que la firme un abogado: la puede enviar el propio negocio.
No es lo primero que haces cuando una factura vence. Antes conviene preguntar al cliente si hay algún problema (una factura que no ha llegado, un pedido incompleto, un abono pendiente). Si después de uno o dos recordatorios de pago no hay pago ni fecha, toca reclamar por escrito. Un calendario razonable:
| Momento | Qué envías | Tono |
|---|---|---|
| Días 1 a 15 de retraso | Primer aviso por correo | Amable, pregunta si hay algún problema |
| Semanas 3 a 5 | Segundo aviso por correo | Firme, pide una fecha concreta |
| A partir del mes 2 | Requerimiento final por burofax | Formal, con intereses, 40 € y plazo |
| Cuando el cliente reconoce la deuda | Reconocimiento de deuda con calendario | Acuerdo firmado por las dos partes |
Las fechas son orientativas. Con un cliente que nunca se retrasa puedes esperar más; con uno que ya te dejó facturas sin pagar, acorta los plazos.
Qué debe incluir una carta de reclamación de deuda
Da igual que sea el primer aviso o el último: una carta que no deja claro qué se debe y cómo pagarlo es una carta que se archiva. Incluye siempre:
- Tus datos y los del cliente: razón social, NIF y dirección.
- Cada factura pendiente: número, fecha de emisión, fecha de vencimiento e importe.
- El total que reclamas, separando el principal, los intereses de demora y la indemnización por costes de cobro si los incluyes.
- Un plazo concreto para pagar, con día: "antes del 15 de noviembre", no "a la mayor brevedad".
- Cómo pagar: número de cuenta, enlace de pago o lo que uses.
- Qué pasará si no paga, solo en el requerimiento final: iniciar la reclamación judicial.
- Una persona de contacto con nombre, teléfono y correo, por si el cliente quiere hablar o proponer un plan de pagos.
Intereses de demora y 40 € por factura
Entre empresas, la Ley 3/2004 de morosidad te da dos derechos desde el día siguiente al vencimiento, sin necesidad de avisar antes ni de haberlo pactado:
- Intereses de demora al tipo legal: el tipo del Banco Central Europeo más 8 puntos. Es del 10,15 % anual en el primer semestre de 2026 y del 10,40 % en el segundo, salvo que hayáis pactado otro tipo en el contrato.
- 40 € por cada factura como indemnización por costes de cobro (artículo 8). Si los costes que puedes demostrar son mayores, también puedes reclamarlos.
Ejemplo: Talleres Ebro debe a Suministros Norte una factura de 4.800 € que venció el 15 de julio de 2026. A los 90 días, los intereses son 4.800 × 10,40 % × 90 / 365 = 123,09 €. Con los 40 €, el requerimiento final reclama 4.963,09 €.
Herramienta gratisCalculadora de intereses de demora →Los intereses y la indemnización que puedes reclamar por una factura que se paga tarde.Reclamar intereses y los 40 € es un derecho, no una obligación. En los primeros avisos suele ser mejor no incluirlos: el objetivo es cobrar y conservar al cliente. En el requerimiento final sí conviene, porque si llegas al juzgado podrás pedirlos igualmente.
Modelos de carta de reclamación de deuda para copiar
Copia el modelo que corresponda, cambia los datos entre corchetes y revisa importes y fechas antes de enviarlo. Los nombres de empresa son ejemplos.
Modelo 1: primer aviso amable
Para los primeros días de retraso. No reclama: pregunta. La mayoría de impagos se resuelven aquí, porque muchos son olvidos o problemas administrativos.
Modelo 2: segundo aviso con fecha concreta
Para cuando el primer aviso no ha tenido respuesta o la fecha prometida ha pasado. Pide un compromiso con día y abre la puerta a pagar en plazos.
Modelo 3: requerimiento final con intereses y 40 € por factura
Es la última carta antes de ir al juzgado. Está redactada para que también sirva como intento de negociación (MASC), que desde el 3 de abril de 2025 es obligatorio antes de presentar un procedimiento monitorio: identifica la deuda, propone una solución y da un plazo para contestar. Envíala por burofax con certificación de texto y acuse de recibo.
Modelo 4: reconocimiento de deuda con calendario de pagos
Si el cliente admite que debe pero no puede pagarlo todo, no lo dejes en una promesa por teléfono. Que firme este documento. Tiene tres ventajas: interrumpe la prescripción (artículo 1973 del Código Civil), es un documento firmado por el deudor que respalda un futuro monitorio y deja claro qué pasa si deja de pagar un plazo.
Comprueba que quien firma por el cliente tiene poder para hacerlo (administrador o apoderado). Si se firma por correo, basta con que el cliente te devuelva el documento firmado, a mano o con firma electrónica; guarda el correo con el que lo envía.
Cómo enviar la carta: correo, burofax o abogado
El medio depende de lo que necesites probar después. Para los avisos amables basta el correo electrónico. Para el requerimiento final necesitas poder demostrar qué dijiste, cuándo y que el cliente lo recibió.
| Medio | Cuándo usarlo | Qué prueba |
|---|---|---|
| Correo electrónico | Primer y segundo aviso | Que lo enviaste; la recepción solo si el cliente contesta |
| Burofax con certificación de texto y acuse de recibo | Requerimiento final | Contenido, fecha, remitente, destinatario y entrega |
| Requerimiento notarial | Deudas altas o clientes que no recogen el correo | Lo mismo que el burofax, con intervención de notario |
| Carta de un abogado | Clientes que discuten la deuda o importes altos | Lo mismo, según el medio por el que se envíe |
Una carta de reclamación de deuda de abogado no tiene más valor legal que la que envías tú: no es obligatoria para reclamar ni para presentar un monitorio. Lo que aporta es que el cliente ve que vas en serio y que el texto estará bien planteado si hay disputa. Hay una excepción: si en lugar de una propuesta de negociación eliges formular una oferta vinculante confidencial como medio MASC, la ley exige abogado cuando la deuda supera los 2.000 € (artículo 6.2 de la Ley Orgánica 1/2025).
Si el cliente tiene varios correos y no sabes cuál usa, envía el requerimiento final al domicilio social que figura en el Registro Mercantil o en sus facturas. En la guía del burofax de reclamación de deuda tienes cómo enviarlo y qué hacer si no lo recoge.
Herramienta gratisGenerador de carta de reclamación →Una carta de reclamación lista para enviar, con tus datos y los de la factura.Errores que hacen que una carta de reclamación no sirva
- Reclamar importes que no cuadran. Si la carta pide 5.000 € y las facturas suman 4.800 € sin explicar la diferencia, el cliente tiene una excusa para no pagar y el juez una razón para dudar.
- No dar un plazo concreto. "A la mayor brevedad" no obliga a nada. Pon un día.
- Amenazar con cosas que no vas a hacer o que no puedes hacer, como publicar la deuda o avisar a otros clientes. Además de no funcionar, puede volverse en tu contra.
- Enviarla a la persona equivocada. El comercial que te compró no paga facturas. Escribe a administración o a quien firma los pagos, y en el requerimiento final, a la empresa en su domicilio.
- Mezclar facturas en disputa con facturas claras. Si el cliente discute una factura, reclama aparte las que no discute: así no frena el pago de todo.
- Quedarte en la carta. Si el plazo pasa sin respuesta y no haces nada, el cliente aprende que tus plazos no significan nada.
Qué hacer si el cliente no responde a la carta
Si has enviado el requerimiento final por un medio que acredita la recepción, el siguiente paso es judicial:
- Espera el plazo. Si el cliente no contesta en 30 días naturales desde que recibió la propuesta, el intento de negociación se considera terminado sin acuerdo (artículo 10.4 de la Ley Orgánica 1/2025). Si contesta rechazándola por escrito, también.
- Reúne los documentos. Facturas, albaranes o pedidos firmados, correos en los que el cliente reconoce la deuda, el burofax y su acuse de recibo.
- Presenta el monitorio. En el juzgado del domicilio del deudor, sin abogado ni procurador para la petición inicial, sea cual sea el importe. Tienes un año desde la recepción de tu propuesta para presentarlo sin repetir el intento de negociación.
Todo el proceso, paso a paso, está en cómo reclamar una factura impagada.
Preguntas frecuentes
Fuentes
- Ley 3/2004, de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales (BOE)
- Resolución de 30 de junio de 2026: tipo legal de interés de demora del segundo semestre de 2026 (BOE-A-2026-14327)
- Ley Orgánica 1/2025, de medidas en materia de eficiencia del Servicio Público de Justicia: artículos 5, 6, 10 y 17 (BOE)
- Código Civil: artículos 1964 y 1973, prescripción (BOE)
- Ley 1/2000, de Enjuiciamiento Civil: procedimiento monitorio, artículos 812 a 818 (BOE)